أداة 5W & 1H طرح أسئلة بسيطة للحصول على نتائج رائعة

أداة 5W & 1H

طرح أسئلة بسيطة للحصول على نتائج رائعة !!

مقدمة:

5W & 1H هو نهج لحل المشكلات يساعد في الحصول على معلومات أساسية حول مشكلة أو موقف معين. تم تصميم هذا النوع من قائمة المراجعة لتوجيه جمع المعلومات وفهم أي حالة حالية باستخدام ست كلمات رئيسية، تبدأ كل منها إما بـ “W” أو “H“. تتضمن عناصر نهج 5W & 1H طرح الأسئلة “ماذا” و”من” و”أين” و”متى” و”لماذا” و”كيف”. يتم تطبيق هذه التقنية على نطاق واسع في مجالات متنوعة، بما في ذلك الصحافة والتحقيق وإدارة المشاريع وحل المشكلات.

فوائد الإستخدام:

تُستخدم هذه الطريقة بشكل أساسي لجمع المعلومات المهمة وتقييم أي مشكلة من خلال النظر إليها من جميع الزوايا. ومن المفيد في مرحلة التعريف تحديد نطاق المشكلة ومعرفة ما هو جزء منها وما ليس كذلك. كما توفر الأساس لصياغة بيان واضح وموجز للمشكلة أثناء مرحلة التعريف.

علاوة على ذلك، يمكن أن يكون 5W & 1H مفيدًا عند تحليل المشكلات ومعالجة أسبابها الجذرية. فهو يوفر فهمًا شاملاً للمشكلة ويمهّد الطريق للحلول الفعّالة في المراحل اللاحقة من عملية حل المشكلات. ومع ذلك، فإن 5W & 1H لا يهدف بشكل أساسي إلى تحديد الأسباب الجذرية مثل أسلوب 5Whys. بل إنه عبارة عن مجموعة من الأسئلة البسيطة لفهم المشكلة على نطاق واسع، وتغطية الجوانب العامة بدلاً من التفاصيل العميقة.

إطار العمل:

يتكون إطار 5W & 1H من ستة مكونات رئيسية، يتم تمثيل كل منها بكلمة استفهام. تتضمن هذه المكونات:

§    ماذا What: يركز على تقديم وصف واضح للمشكلة، وتحديد نوعها والظروف التي تحدث فيها.

§    من Who: يشير إلى الأفراد المرتبطين بالمشكلة بما في ذلك المتأثرين بالمشكلة والذين ساهموا في حدوثها.

§    أين Where: يشير إلى موقع أو مكان المشكلة أو الموقف، بما في ذلك العملية المحددة التي تحدث فيها المشكلة.

متى When: يتضمن الوقت أو مدة المشكلة أو الموقف، بما في ذلك التفاصيل مثل التواريخ والمواعيد النهائية وغيرها من المعلومات المتعلقة بالوقت.

لماذا Why: يركز على الأسباب أو الدوافع وراء المشكلة أو الموقف والحاجة إلى اتخاذ إجراءات للمعالجة. ويمكن إجراء ذلك كتمرين مستقل يُعرف باسم “أسئلة لماذا الخمسة“.

كيف How: يركز على آليات حدوث شيء ما. وقد يشمل الأساليب والأدوات والموارد والتكاليف المرتبطة بذلك.

يمكن استخدام أسئلة أخرى طالما أنها تساعد في كشف المزيد عن الحالة الحالية للمشكلة. على سبيل المثال، قد يكون من المفيد تقديم “H“ ثانٍ من خلال طرح سؤال “كم How much” أو “كم عدد How many“، أو تضمين “W“ سادس من خلال طرح سؤال “أي” Which أو “بواسطة من” Whom. لاحظ أنه في إطار 5W & 2H   (أحد أشكال 5W & 1H)، يتم تقديم  سؤال إضافي للتركيز على الجانب الكمي.

ملاحظة : يتم استخدام “كم” أو “كم عدد” لجمع المعلومات الكمية وتهدف إلى تحديد جوانب المشكلة أو الموقف حيث تكون البيانات الرقمية جانب أساسي في المشكلة أو الموقف .

خطوات التطبيق:

لاحظ أنه لا يوجد طريقة موحدة لتطبيق 5W & 1H ، ولا يوجد تسلسل ثابت لطرح الأسئلة. وهذا يسمح بتعديل الأسئلة لتناسب التفاصيل المحددة للموقف الحالي أو المشكلة. توضح النقاط التالية كيفية إجراء تمرين 5W & 1H ضمن إطار عمل الفريق:

§    اكتب المشكلة مع فريقك على السبورة أو flipchart.

§    اكتب كل سؤال من أسئلة 5W & 1H في قسم منفصل.

§    يسر جلسة عصف ذهني تعاونية وناقش كل سؤال من أسئلة 5W & 1H.

§    سجل إجابات الفريق في أقسامها الخاصة.

§    ربط الأفكار ذات الصلة عبر الأقسام المختلفة باستخدام الأسهم والخطوط.

§    في نهاية التمرين، قم بعرض النتائج الرئيسية  بشكل مرئي واستكمال خطوات حل المشكلات.

مثال – من المجال الخدمي

يطبق المثال التالي تقنية 5W & 1H لمعالجة مشكلة داخل قطاع الفنادق.