مقـدمة:
إن جزءاً كبيراً من دور القائد يتضمن معالجة المشاكل فور
ظهورها. وهناك العديد من الأساليب والأدوات المتاحة لتسهيل حل المشاكل، وهو القوة الدافعة
وراء التحسين المستمر. وتتراوح هذه الأساليب من الطرق المتقدمة والأكثر تعقيداً مثل
Six Sigma إلى نهج التفكير A3 الأكثر بساطة ووضوحاً.
تكمن قوة نهج A3 في كونه منظم لحل المشاكل. ورغم أنه يبدو وكأنه عملية خطوة بخطوة، فإن نهج
A3 مبني حول فلسفة PDCA. ويعتمد على المبدأ القائل بأنه من الأفضل بكثير معالجة السبب الجذري الحقيقي
بدلاً من محاولة إيجاد حل. ومن ثم، فمن المهم عدم التسرع في الحل عند حل مشكلة ما،
لأنه من المرجح أن يكون أقل فعالية.
الفوائد:
يوفر التفكير بطريقة A3 طريقة فعّالة لجمع العديد من أدوات حل المشكلات في مكان واحد. على سبيل
المثال، يمكن استخدام تقنيات مثل 5 Whys وتحليل هيكل السمكة أثناء مرحلة “التحليل”
للمساعدة في تحديد الأسباب الجذرية. بالإضافة إلى ذلك، يوصى بشدة بالمساعدات
البصرية والرسوم البيانية في تقرير A3، لأنها أكثر
فعالية من النص في توصيل الأفكار وتوفير تحديثات موجزة للمشروع.
يتضمن التفكير على شكل A3 ممارسة دمج المشكلة
والتحليل والتدابير المضادة وخطة العمل على ورقة واحدة، وعادة ما تكون بحجم
A3. تعمل هذه الوثيقة الموجزة كملخص للمشروع قيد
التنفيذ وتعتبر أداة سرد قصصية قيمة للتواصل مع المشروع. لا
يتطلب استخدام نهج A3
أي برامج متخصصة أو مهارات كمبيوتر متقدمة. ومع ذلك، يمكنك استخدام قوالب A3 المتوفرة بسهولة، أو الاعتماد على أدوات أساسية مثل الورق والقلم الرصاص
والممحاة حيث ستحتاج إلى المسح وإعادة الكتابة عدة مرات.
ملاحظة: من بين خصائص أسلوب A3 أنه لا يتطرق إلى تفاصيل محددة. وعادة ما يتم إرفاق مستندات تفصيلية بتقرير
A3 لمنع إغراق القارئ بكمية زائدة من المعلومات.
مراحل نهج A3 :
تتكون عملية A3 عادةً من عدة مراحل استنادًا إلى نموذج PDCA. وينصب
التركيز الأساسي على تطوير فهم الموقف الحالي وتحديد النتيجة المرجوة قبل التفكير في
الحل. وبينما قد يختلف العدد الدقيق للمراحل وفقًا لتفضيلات الشركة، فإن ما يهم حقًا
هو الالتزام بنهج منظم لحل المشكلات.
غالبًا ما تتم إدارة عملية A3 بواسطة فرد يجب أن يمتلك تقرير A3 ويحافظ عليه. يتولى هذا الفرد زمام المبادرة في توجيه العملية وتسهيل مشاركة
الفريق وإعداد تقرير A3 مع إشراك الفريق.
أحد أكثر النماذج شيوعًا للتفكير في A3 هو نموذج المراحل السبع الذي تم وصفه فيما يلي.
1. الخلفية – الخطوة
الأولى هي تحديد السبب التجاري لاختيار هذه المشكلة أوالفرصة. في هذه المرحلة، تحتاج
إلى تحديد الفجوة في الأداء ومدى المشكلة.
2. الوضع الحالي – الغرض
من هذه المرحلة هو توثيق الحالة الحالية للمشكلة. قد تحتاج إلى الرجوع إلى خريطة العملية
أو الذهاب إلى Gemba لفهم الوضع الحالي .
3. الهدف – الغرض من
هذه المرحلة هو تحديد الحالة المستقبلية المستهدفة. حدد
بوضوح الفوائد المتوقعة من حل المشكلة والنطاق والمقاييس الرئيسية التي ستساعد في قياس
نجاح المشروع.
4. التحليل – الهدف من
هذه المرحلة هو إجراء تحليل متعمق للمشكلة وفهم سبب حدوثها. قد يتضمن ذلك أدوات مثل
5Whys وتحليل السبب والنتيجة، بالإضافة إلى الأساليب الإحصائية
المتقدمة.
5. التدابير المضادة –
التدابير المضادة هي الإجراءات التي يجب اتخاذها للقضاء على الأسباب الجذرية أو تقليل
آثارها. يجب على الفريق أن يتبادل الأفكار ويقيم التدابير المضادة المحتملة بناءً على
التحليل الذي أجري في وقت سابق.
6. خطة التنفيذ – لتحقيق
الهدف، قم بتطوير خطة قابلة للتنفيذ لتنفيذ التدابير المضادة. تعد مخططات جانت طرقًا
رائعة لإدارة خطط التنفيذ ببساطة وسهولة. بمجرد الانتهاء من خطة العمل، يجب أن يبدأ
الفريق في العمل على الأنشطة اللازمة لتنفيذ التدابير المضادة.
7. المتابعة – تتضمن المرحلة النهائية تقييم
تنفيذ الخطة والنتائج التي تم تحقيقها. تعتبر إجراءات المتابعة مهمة لضمان امتداد الفوائد
إلى ما بعد اكتمال المشروع.
لا تعليق